Datenschutzerklärung

Erhebung personenbezogener Daten und Veröffentlichung von Teilnehmern und Helfern

  1. Kontaktdaten Verantwortlicher
    Verantwortlicher im Sinne des Art. 13 Abs. 1 lit. a) DS-GVO istFörderverein Leichtathletik-Triathlon LSV Ladenburg e.V. (nachfolgend „Verein“ genannt)
    E-Mail: info@roemerman.de
    Vorstand: Wiebke Ullrich, Rautenthaler Mühle 8, 68526 Ladenburg
  2. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
    Der Verein verarbeitet nur solche Daten von Teilnehmern oder Helfern, die zur Durchführung der Veranstaltung „RömerMan“ und für die Betreuung und Verwaltung und Durchführung des zwischen Teilnehmer oder und Verein durch die Anmeldung zustande kommenden rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses der Teilnehmer oder Helfer notwendig sind. Der Verein verarbeitet insbesondere folgende personenbezogene Daten:

    • Zum Zwecke der Teilnehmerverwaltung werden der Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Nationalität, Verein, Startpassinformation, gemeldeter Wettkampf verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. lit. b) DS-GVO.
    • Zum Zwecke der Helferverwaltung werden Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Adresse, Telefonnummer, Alter und gewünschter Einsatzbereich verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. lit. b) DS-GVO.
    • Zum Zwecke der Verwaltung von Startgebühren wird die Bankverbindung verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. lit. b) DS-GVO.
    • Zum Zwecke der Außendarstellung werden Fotos von Veranstaltungen, die auch einzelne Teilnehmer zeigen können, auf der Webseite www.roemerman.de / www.lsv1864.de / www.lsv-ladenburg.de oder von einem beauftragten Unternehmen für „Finisherfotos“ veröffentlicht. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. lit a) DS-GVO.
    • Zum Zwecke der Eigenwerbung des Vereins wird Werbung/Veranstaltungsinformation an die E-Mail-Adresse der Teilnehmer versendet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. lit. f) DS-GVO.

    Die personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Sonstige Informationen und Informationen über Nicht-Teilnehmer werden vom Verein grundsätzlich nur intern verarbeitet, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

  1. Weitergabe der Daten
    Der Verein gibt personenbezogene Daten weiter, sofern dies

    • Für die Erfüllung der Vereinszwecke oder
    • Durch die Zugehörigkeit des Vereins zu Dachverbänden notwendig ist (Weitergabe der Daten an Dachverbände, z.B. BWTV)
    • Für die Durchführung von Veranstaltungen des Vereins unabdingbar ist:
      • Übermittlung bei der Anmeldung angegebener personenbezogenen Daten an Zeitnahmedienste bei Wettkämpfen – hierfür hat der Verein nach sorgfältiger Prüfung des Anbieters einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung mit der Zeitnahme-Firma BR-Timing https://www.br-timing.de geschlossen)
      • Übermittlung von Name, Startnummer, Teamname, AK für Startnummerndruck an Werbeagentur Burger Mannheim

Auch hierbei werden personenbezogenen Daten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Unberechtigter geschützt.

Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

    • Personenbezogene Daten, sowie Bild- und Tonaufnahmen aller Art, die im Rahmen von Vereinsaktivitäten oder damit in Zusammenhang stehenden Veranstaltungen entstanden sind oder dem Verein zur Verfügung gestellt wurden, können zu Zwecken der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit an dritte Weitergegeben werden.
    • Ebenso ist eine Veröffentlichung in Print- und Onlinemedien des Vereins oder von Vertragspartnern des Vereins möglich (z.B. Veröffentlichung von Ergebnislisten durch den Verein oder durch vom Verein beauftragte Partner wie z.B. oben genannte Zeitnahmedienste).

Teilnehmer an Veranstaltungen stimmen mit ihrer Anmeldung der Veröffentlichung personenbezogener Daten zu den genannten Zwecken zu.

  1. Speicherdauer
    • Die für die Teilnehmerverwaltung und Helferverwaltung notwendigen Daten werden 1 Jahr nach der Veranstaltung gelöscht.
    • Die für die die Startgeldverwaltung notwendigen Daten werden 8 Wochen nach der Veranstaltung gelöscht.
    • Die IP-Adressen, die beim Besuch der Vereinswebseite gespeichert werden, werden nach 30 Tagen gelöscht.
    • Im Falle des Widerrufs der Einwilligung werden die Daten unverzüglich gelöscht. Der Verein behält sich vor, einen Teilnehmer von der Veranstaltung wieder abzumelden und die Startgebühr gemäß für alle Teilnehmer gültiger Regelung der Abmeldung zurück zu erstatten, sofern eine Teilnahme an der Wertung mangels Daten nicht mehr möglich ist.
    • Wettkampfergebnisse werden grundsätzlich dauerhaft aufbewahrt, jedoch garantiert der Verein keine bestimmte Aufbewahrungsdauer.
  2. Veröffentlichung von Teilnehmerdaten
    Der Vereinsvorstand weist hiermit darauf hin, dass ausreichende technische Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes getroffen wurden. Dennoch kann bei einer Veröffentlichung von personenbezogenen Teilnehmerdaten im Internet ein umfassender Datenschutz nicht garantiert werden. Daher nimmt der Teilnehmer die Risiken für eine eventuelle Persönlichkeitsrechtsverletzung zur Kenntnis und ist sich bewusst, dass:

    • Die personenbezogenen Daten auch in Staaten abrufbar sind, die keine der Bundesrepublik Deutschland vergleichbaren Datenschutzbestimmungen kennen,
    • die Vertraulichkeit, die Integrität (Unverletzlichkeit), die Authentizität (Echtheit) und die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten nicht garantiert ist.

Der Veranstaltungsteilnehmer trifft die Entscheidung zur Veröffentlichung seiner Daten im Internet freiwillig und kann seine Einwilligung gegenüber dem Vereinsvorstand jederzeit widerrufen.

  1. Abmeldung von der Veranstaltung
    Bei Abmeldung von der Veranstaltung werden Name, Adresse und Geburtsjahr des Teilnehmers aus der öffentlichen Teilnehmerliste gelöscht. Intern werden bei der An- und Abmeldung erfasste Daten zum Zwecke der Dokumentation und Nachweisbarkeit genauso lange gespeichert wie die Daten aller Teilnehmer. Personenbezogene Daten des abgemeldeten Teilnehmers, die die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre ab Beendigung der Veranstaltung durch den Verein aufbewahrt.
  2. Minderjährige Teilnehmer
    Mit der Zustimmung zur Anmeldung bzw. Teilnahme an der Veranstaltung durch die gesetzlichen Vertreter erkennen diese die Anwendung dieser Datenschutzerklärung für das minderjährige Mitglied an.
  3. Webseite
    Beim Besuch der Webseite werden aus technischen Gründen automatisiert Daten erfasst:
    Ihre IP-Adresse, verwendeter Browser, verwendetes Betriebssystem, aufgerufene Seiten und Links, Referrer-URL, Datum und Uhrzeit des Zugriffs. Diese Daten werden nicht mit weiteren personenbezogenen Daten in Verbindung gebracht und können keiner bestimmten Person zugeordnet werden.
    Wir verwenden KEINE Cookies. Die CMS der Website (WordPress) erfasst KEINE Zugriffstatistiken.Wenn Sie uns Daten explizit mitteilen, z.B. durch Ausfüllen und Absenden eines Kontaktformulars, werden diese Daten per E-Mail an zuständige Vereinsmitglieder weitergeleitet oder in der zu unserer Webseite gehörenden Datenbank gespeichert.Unsere Webseite inklusive der zugehörigen Datenbank wird bei Firma 1&1 in Montabaur gehostet.
  4. Newsletter
    Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, erklären Sie sich mit der Speicherung der zur Anmeldung eingegebenen Daten zum Zwecke der Newsletterzustellung einverstanden. Die Daten verwenden wir ausschließlich zum Versand des Newsletters und geben sie nicht an Dritte weiter.Für die Speicherung der Daten verwenden wir das WordPress-Plugin „MailPoet“.
  5. Betroffenenrechte
    • Dem Veranstaltungsteilnehmer/Helfer steht ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO) sowie ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO) oder Löschung (Art. 17 DS-GVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) oder ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) zu.
    • Der Teilnehmer/Helfer hat das Recht, seine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
    • Dem Teilnehmer/Helfer steht ferner ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.
    • Der einzelne Teilnehmer/Helfer kann jederzeit gegenüber dem Verein einer solchen Veröffentlichung im Einzelfall oder allgemein widersprechen.
    • Der Verein informiert den Teilnehmer/Helfer rechtzeitig über eine beabsichtigte Veröffentlichung/Datenübermittlung in diesem Bereich die über Teilnehmer-/Ergebnislisten hinausgeht und teilt hierbei auch mit, bis zu welchem Zeitpunkt ein Widerspruch erfolgen kann.
    • Im Falle des Widerspruchs unterbleiben in Bezug auf den widersprechenden Teilnehmer/Helfer weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Teilnehmers/Helfers werden von der Homepage des Vereins entfernt.
  6. Änderungen dieser Erklärung
    Bei Veränderung von Rahmenbedingungen oder mit Einführung weiterer technischer Mittel werden wir auch diese Erklärung aktualisieren.

Anhang:

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten:

  • Verwaltung von Zahlungen und Bankverbindungen: Dirk Ziegelmeier; Zweck: Prüfung von Zahlungseingängen, Rückerstattungen; Betroffene: Teilnehmer; Empfänger der Daten: keine; Löschfristen: s.o.
  • Teilnehmerverwaltung: Yvonne Miklosch und Dirk Ziegelmeier; Zweck: Erfassung der Teilnehmerdaten durch Online-Anmeldung; Betroffene: Teilnehmer; Empfänger der Daten: Zeitnahmedienst (s.o. für Kontakt), Löschfristen: s.o.
  • Helferverwaltung: Thomas Dreizehnter; Zweck: Koordination der Helfer; Betroffene: Helfer; Empfänger der Daten: Organisationsteam der Veranstaltung; Löschfristen: 1 Jahr nach der Veranstaltung
  • Newsletter: Dirk Ziegelmeier; Zweck: Informationen zum Triathlon; Betroffene: Abonnenten; Empfänger der Daten: keine; Löschfristen: Sofort bei Abmeldung (Abmeldelink in jedem Newsletter enthalten)
  • Kontaktformular: Dirk Ziegelmeier; Zweck: Kontaktaufnahme mit Orgateam; Betroffene: Benutzer des Kontaktformulars; Empfänger der Daten: je nach Anfrage ggfs. Weiterleitung an zuständiges Orgamitglied; Löschfristen: 1 Jahr nach der Veranstaltung